Основное содержательное преобразование информации при организации связи выполняется при выработке и принятии решений. Непосредственно при разработке документов по связи содержательное преобразование информации осуществляется во время операций заполнения итоговых и сравнительных полей документа, полей оценки, реализуемых на основании исходных данных, содержащихся в одном или нескольких документах.
При разработке документов одним из основных условий является наличие требуемых данных, которые заносятся в этот документ. Процесс сбора этих данных от различных источников отражает пространственный аспект преобразования информации. На этапе организации связи на операцию информация поступает в управление (отдел, отделения) связи штаба объединения (соединения) из вышестоящих, взаимодействующих, подчиненных органов управления связью в распорядительных, отчетно-информационных документах, путем личного общения ДЛ или по средствам связи. Значительный объем информации содержится в нормативно-справочной, рабочей документации и др.
Временной аспект преобразования информации при разработке документов в процессе организации связи связан с необходимостью их хранения. От информации, внесенной в документ, зависят сроки его хранения, периодичность обращения к нему и ситуации, в которых он используется. Все это определяет способ и место хранения документа и возможности по поиску информации.
После выполнения операций по вычерчиванию или печати документа, его необходимо проверить и согласовать. Эти операции, как правило, приводят к его дальнейшему редактированию. После редактирования документ нужно распечатать в необходимом количестве экземпляров и требуемом формате.
Рассмотрим основную последовательность информационной работы органов управления связью с использованием КСА АСУС при подготовке и ведении операции (бою) на примере работы отдела связи штаба объединения.
Анализ текущего положения, состояния и задач связи, подчиненных войск связи в предстоящих боевых действиях и других вопросов проводится должностными лицами путем изучения, а при необходимости – и корректировки (в рамках их компетенции) имеющейся в базе данных на текущий момент времени и выводимой на АРМ (вызовом требуемой справки для выделенного в списке либо на карте формирования и внесения в нее необходимых изменений) картографической и текстуальной информации о системе и войсках связи.
Состав информации, как правило, определяется потребителем выбором из контекстного меню. Поступление необходимой информации (прежде всего картографической – с данными о положении и задачах) от должностных лиц соответствующих органов управления предполагается автоматически, по каналам связи, в противном случае предусматривается ручной ввод недостающих данных должностными лицами.
