Можно выделить два основных этапа жизненного цикла документа - формирование и обработку документа, которые представляются последовательностью следующих процессов:
- постановка задачи на разработку документа и определение включаемой в него информации;
- поиск и сбор требуемой информации;
- преобразование содержания и формы информации к требуемому виду, нанесение информации на носитель;
- проверка и согласование;
- корректировка и редактирование;
- подпись и утверждение;
- регистрация;
- хранение;
- поиск документа по требуемой информации;
- снятие копий (размножение);
- представление документа (или его копии) ДЛ;
- выбор информации из документа;
- перенос информации в другой документ,
- уничтожение.
Любое действие с информацией первоначально требует ее представления ДЛ для восприятия и понимания. Этой функции соответствует формальный аспект преобразования, связанный с перекодированием информации, т.е. с изменением формы ее представления (например, из графической в текстовую или наоборот), а также изменением ее структуры (например, из произвольной в табличную). Перекодирование информации вызвано тем, что ее форма, получаемая от множества источников, может быть различной (текстовой машинописной или рукописной, графической, звуковой и др.), а для отображения в документах по связи форма представления информации должна быть однообразной и принятой для данного документа [6].
Рассматривая организацию связи в виде множества переходов от процессов принятия решений на различных этапах к их оформлению в документах следует учитывать содержательный аспект преобразования информации. Под содержательным преобразованием информации понимается такой процесс ее обработки, в результате которого появляется "новая" информация. В этом смысле "новой" будет только та информация, которая ранее в системе не содержалась и не поступала в нее извне и получена путем целенаправленного осуществления операций содержательного преобразования имеющейся информации. Примерами содержательного преобразования информации являются процессы обобщения данных, проведения расчетов, логических рассуждений, моделирования и т.п.
